Assincronicidade

Contexto

Um Círculo que possui muitas Tensões e que o tempo de Reunião de Círculo regular não está sendo o suficiente para processar todas as Tensões ou quando por outro motivo estão buscando menos e menores Reuniões de Círculo. Atenção: não use esse padrão se o investimento de Energização das pessoas nos Papéis do Círculo é baixo e, portanto, o acúmulo de Tensões deriva principalmente da falta de Energização.

Problema

Excesso de Tensões nas Reuniões de Círculo. Como diminuir o número de Tensões de uma Reunião de Círculo por meio de processos e caminhos efetivos para o tratamento delas de forma assíncrona.

Forças do problema

Duas armadilhas precisam ser evitadas ao tentar resolver esse problema. A primeira é reprimir as pessoas por trazerem Tensões na reunião. A segunda é fazer uso de caminhos para tratar as Tensões fora das reuniões que ignoram a Estrutura Organizacional e acordos feitos, como, por exemplo, por meio de acordos informais e conversas pontuais.

Solução

Diminuir o número de Tensões em uma Reunião de Círculo envolve basicamente propor 4 elementos:

1. Mecanismos para dar visibilidade de como o trabalho e projetos estão andando. Isso impacta diretamente no tamanho do Revisar. Isso inclui o uso de sistemas e softwares, assim como métodos mais sofisticados como o Kanban.

2. Canais de comunicação assíncrona e/ou a co-localização do Círculo (todos na mesma sala) onde as pessoas podem resolver facilmente diferentes Tensões sem mudar os acordos e a Estrutura Organizacional. Um Sincronizar contínuo e eficaz depende do uso habitual de ferramentas de chat ou equivalentes.

3. Um processo acordado para mudar a estrutura de maneira assíncrona. O Círculo precisa deixar claro como esse processo funciona por meio de uma Restrição. Ferramentas como Holaspirit possuem uma funcionalidade que permite fazer esse processo, mas o Círculo pode apenas criar um canal especial na ferramenta de chat para conduzir esses processos. Lembre-se que se a proposta de Adaptar é polêmica, talvez seja difícil não passar por uma Reunião de Círculo onde a interação pode ter mais qualidade. Outras ferramentas que podem ser úteis aqui são: Murmur e Loomio

4. Uma estrutura de Papéis que ofereça clareza sobre quem tem autoridade. Em alguns contextos, esse elemento se torna fundamental, pois as Interações assíncronas estão focadas na busca contínua por consenso, deixando de lado outras possibilidades na tomada de decisão, como o aconselhamento. Essa busca por consenso (muitas vezes disfarçado de alinhamento) gera muitas Tensões. Em teoria, o elemento 3 citado acima abre espaço para corrigir esse problema, porém não é algo que fica sempre nítido e muitas vezes é necessário propor melhorias na estrutura para esclarecer Papéis durante as Reuniões de Círculo.

Contexto resultante

Duas situações podem ocorrer aqui. Uma é a efetivação de processos e estruturas que tornam o trabalho mais fluido, com menos Tensões esperando as reuniões para serem resolvidas e mais valor sendo gerado pelo Círculo. Outra é uma armadilha na aplicação descuidada desse padrão, onde as Tensões estão sendo suprimidas (absolvidas na linguagem de Ackoff) ou estão sendo resolvidas de maneira disfuncional por meio de conversas nos bastidores que podem ser acordos informais ou leve pressão e abuso de poder e influência implícito.