Sessão de Feedback em Círculo

Contexto

Um Círculo que está funcionando, porém onde as pessoas ainda não possuem o hábito de trocar e buscar feedbacks de maneira regular.

Forças

O tema feedback suscita desconfortos e até trauma na maioria das pessoas que já vivenciou um ambiente corporativo. Em um processo de transição para autogestão usando Organização Orgânica, o tema ainda pode gerar grande ansiedade no início. Por mais que esteja escrito nos meta-acordos que é responsabilidade do Elo Externo oferecer feedback para melhorar a adequação da pessoa em um Papel, ainda é confuso para muitos o que é isso na prática.

Problema

Precisamos de um ritual que ajudem as pessoas a trocarem feedback de forma compatível com as práticas de autogestão e os Meta-Acordos da O2.

Solução

Uma sessão que pode ser dividida em dois momentos, de 1h30min cada, com um fluxo que pode ser descrito abaixo:

• 1° momento: Troca de feedback de adequação

• 2° momento: Troca de feedback entre pessoas

Logo depois de um check-in, o Facilitador da sessão apresenta a diferença entre o feedback de adequação e o feedback entre pessoas.

Feedback de adequação:

• Como a pessoa X, desempenha o Papel Y, ou seja:

• Como ela desempenha as Responsabilidades daquele Papel?

• Se ela atua além das Responsabilidades descritas, buscando o Propósito

• Como ela pode melhorar sua atuação naquele Papel?

Feedback entre pessoas:

• Como a pessoa X sente-se ao trabalhar com a pessoa Z e vice-versa. Ou seja:

• Qual é o impacto das ações de X em Z e vice-versa

• Que sentimentos X tem em relação às ações de Z e vice-versa

• Como X e Z podem se comunicar de maneira a fortalecer os laços de confiança e o espaço tribal

Logo após essa explicação, o Facilitador entrega uma folha de canvas de Feedback de Adequação para cada Papel que as pessoas fazem. Assim, se fulano desempenha 4 Papéis naquele Círculo, ele recebe 4 folhas, como abaixo:

Canvas de Feedback de Adequação

A consigna dada pelo Facilitador:

1. Preencher uma folha para cada Papel (30min)

2. Colar suas folhas na parede

3. Dar feedbacks em post its nas folhas dos colegas (30min)

4. Classificar os feedbacks recebidos como Reconhecido (1a10) e Importante (1a10) (5min)

5. Dar ultima olhada em todos as folhas que você deixou feedbacks (10min)

6. Não se contentar com essa sessão, continuar buscando feedbacks e pensando em como melhorar.

Se o Elo Externo do Círculo tem a atribuição de alocar pessoas em Papéis e dar feedback de adequação, é fundamental que ele esteja presente nessa sessão. Porém, todos terão oportunidade de trocar feedback e isso é importante no desenvolvimento de cada indivíduo nos respectivos Papéis.

Chame a atenção dos participantes para um tipo específico de feedback que na verdade é a manifestação de uma expectativa implícita. Por exemplo, existe um Papel de Infraestrutura do site, e nele não consta uma Responsabilidade que diz: “Fazer back-ups regulares do site.”. Neste contexto, dar um feedback como “Você deveria ter feito mais back-ups, para evitar os problemas que tivemos” seria uma expectativa implícita que poderia ser melhor resolvida no Modo Adaptar, com a proposta de uma nova Responsabilidade.

Na segunda parte da sessão, ou em outro dia, o Facilitador introduz a segunda parte do processo, focado na troca de feedback entre pessoas. Aqui é o foco é fortalecer o espaço relacional, por meio de conversas um-a-um. Não estamos mais interessados em feedbacks de adequação, mas como cada um é impactado pelas ações do outro.

“Você só pode mudar a si mesmo. Talvez você possa oferecer informações e fazer pedidos que podem impactar os outros. Mas se isso não der certo, foque em você. Afinal, quando você quer dar um feedback não é sobre a outra pessoa. É sobre as suas necessidades.”

As instruções abaixo são passadas:

• Se você está sentado com um colega em uma dupla, então estão trocando feedback.

• Se você está de pé, então está esperando para ser chamado ou esperando alguém para chamar para trocar feedback.

• Aproveite da melhor maneira possível esses 90 minutos.

Estamos buscando criar um espaço para as pessoas terem conversas profundas e às vezes difíceis, por isso é importante olhar para como as pessoas estão familiarizadas com práticas e princípios da comunicação não violenta.

Vale também aproveitar esse momento para celebrar a qualidade das relações, a confiança e a generosidade das pessoas.

Contexto resultante

Os integrantes do Círculo começam a entender melhor como se dá o feedback de adequação. Além disso, a prática regular de conversas um-a-um com princípios de CNV pode ajudar muito na manutenção de um Espaço Tribal saudável. O que pode ainda ficar confuso é como isso se relaciona com o aumento de salários ou remuneração variável. Nossa prática mostra que as coisas podem ser feitas de maneira conjunta ou não, porém a descrição desse padrão se limita apenas a troca de feedback e nada diz sobre remuneração financeira e outras formas de reconhecimento.

Fundamentação

A ideia de ter um canvas para o feedback de adequação surgiu do Feedback Canvas do Matheus Haddad. A separação dos dois tipos de feedback surgiu do conceito de Espaço Organizacional e Espaço Tribal já utilizado na Organização Orgânica e que teve origem nos conceitos propostos por Tom Thomison. CNV (comunicação não violenta) embasa como realizar o feedback entre pessoas.

Usos conhecidos

Em Círculos que praticam O2 em organizações que ainda estavam no processo de adoção de práticas e tinham apenas alguns Círculos funcionando.