Descrição de Papéis
Também conhecido como: To-Do Reverso, Descrição da Estrutura Inicial.
Um Círculo que está se formando e precisa descrever Papéis pela primeira vez. As pessoas já trabalham e normalmente já se reúnem com regularidade.
Podemos cair em muitas armadilhas nesse momento. Como por exemplo, criar Papéis muito longos ou Papéis que ainda não existem. O momento é importante também: se as pessoas acharem esse processo trabalhoso e moroso terão preguiça em alterar e adaptar a estrutura.
Precisamos criar a estrutura inicial de maneira rápida, participativa e elegante. O foco deve ser a tradução do trabalho existente em uma estrutura de Papéis.
Em uma sessão que pode durar entre 2h e 4h, propomos aos integrantes do Círculo que está se formando a seguinte dinâmica:
1) Atividades realizadas: Cada pessoa escreve em uma folha de Papel tudo que fez nos últimos 30 a 60 dias. Só vale incluir aquilo que realmente foi feito, não aquilo que deveria ter sido feito mas não foi por algum motivo.
Exemplos de atividades:
a) Escrevi um post sobre práticas de autogestão
b) Escrevi um post sobre a importância da auto-organização
c) Otimizei o blog para buscadores
d) Criei uma nova página para os cursos abertos da Target Teal
2) Tradução em Responsabilidades: Cada um pega a sua lista e faz a tradução das atividades em Responsabilidades, colocando cada uma em um nota adesiva. A tradução envolve tornar a atividade genérica e também observar as dicas para boas Responsabilidades.
Em alguns casos, duas ou mais atividades viram uma só Responsabilidade. Todas as Responsabilidades se juntam em um quadro. Elas deixam de estar conectadas a uma pessoa e "flutuam" livremente.
Exemplos de tradução:
Escrever conteúdo para o blog da Target Teal (atividades a e b)
Otimizar o blog para buscadores (atividade c)
Criar novas páginas no site mediante solicitação (atividade d)
3) Blocos de Responsabilidade: O grupo constrói agrupamentos ou blocos de Responsabilidades que possuem algo em comum. Em geral, usamos os seguintes critérios para agrupar as Responsabilidades: Elas parecem que "vão juntas" ou sempre devem ser feitas pela mesma pessoa Elas possuem um objetivo maior em comum (um Propósito) Nesta etapa, Responsabilidades muito próximas ou duplicadas também são removidas.
4) Papéis: Cada bloco de Responsabilidade pode se tornar um Papel. Os participantes devem identificar um nome e também um Propósito, observando as dicas para nomes de Papéis e dicas para bons Propósitos.
5) Verificação: Os participantes podem tentar identificar quem desempenha cada um dos Papéis, posicionando um nota adesiva pequena com o nome das pessoas ao lado dos agrupamentos. Após isso, é importante verificar se cada participante que desempenha o Papel de fato executa todas as Responsabilidades ali presentes. Não é possível você energizar apenas uma parte do Papel. Talvez a partir dessa verificação um Papel deva ser dividido em outros Papéis menores.
6) Artefatos: Verifica-se se não existe algum Artefato de controle exclusivo que já é conhecido e que precisa ser registrado em algum Papel. Lembre-se: vale somente adicionar Artefatos que já são, de fato, de controle exclusivo de alguém. Também é possível pular essa etapa e começar sem nenhum Artefato.
Pronto, a estrutura inicial está descrita!
Dicas para boas Responsabilidades
A Responsabilidade deverá começar com um verbo no infinitivo.
Em geral, deixamos de fora Responsabilidades de gestão de pessoas, pois o objetivo é fomentar a autogestão (gerenciar o trabalho do fulano, acompanhar desenvolvimento do ciclano).
Uma Responsabilidade pode citar outros Papéis, mas não é aconselhável mencionar pessoas.
Cuidado com os verbos garantir, aprovar, alinhar e colaborar. Explicação abaixo:
Garantir: Em geral, implica uma tentativa de controlar um resultado. Devemos capturar como isto é feito, e não o resultado final. Exemplos Ao invés de: “Garantir que o produto tenha o maior engajamento possível”, devemos nos perguntar, como isto é feito? A resposta talvez seja “Desenvolver funcionalidades que aumentem o engajamento dos usuários”.
Aprovar: Em geral quando alguém utiliza o verbo aprovar, esta pessoa está buscando o controle exclusivo de algo. Mas na O2, uma Responsabilidade nunca limita outro Papel. Normalmente faz mais sentido adicionar o Artefato da "coisa" que se está buscando aprovação no Papel que centraliza isso. Exemplo: ao invés da Responsabilidade "Aprovar alterações no Website", adicionar o Artefato "Alterações no Website" no Papel.
Alinhar: O verbo alinhar em português é muito ambíguo e geralmente não dá a clareza que buscamos nos Papéis. Pode significar: decidir em conjunto, comunicar alguma coisa, buscar aconselhamento, etc. Utilize qualquer um desses citados, que já são mais objetivos que alinhar.
Colaborar: Na autogestão todos são livres para colaborar com quem quiserem. Em geral, quando explicitamos uma Responsabilidade começando com "colaborar com fulano", duas coisas podem acontecer:
Podemos fomentar a ideia de que se não está explícito que alguém deve colaborar, este Parceiro não precisa colaborar.
Quando alguém precisa "ajudar" outro Parceiro, ela não assume a Responsabilidade. Melhor colocá-la no Papel que "faz" e responsabilizá-la pelo processo inteiro, e não só por "ajudar".
Dicas para nomes de Papéis
O nome deve ser simples e memorável. Evite nomes de cargos, como analista, auxiliar, gerente, diretor, supervisor, coordenador, etc. Pode ser lúdico, mas o nome deve dar uma ideia do que o Papel faz. Exemplos: Mestre do Instagram, Marketing Inbound, Produtor de Conteúdo, etc. O nome acaba refletindo a cultura interna da área ou organização.
Dicas para bons Propósitos
O Propósito descreve o que o Papel busca. normalmente um objetivo inalcançável ou inesgotável. As qualidades são importantes. Não precisa utilizar um verbo, porque o mais importante no Propósito são os substantivos e adjetivos:
Exemplos:
Análises precisas e produzidas rapidamente
Campanhas de marketing que encantem os usuários e maximizem a aquisição
Clientes ouvidos e seus desejos atendidos
Obtém-se em pouco tempo uma estrutura para ser usada como ponto de partida. A clareza sobre as expectativas já começa a aparecer. Algumas crises pessoais e profissionais podem surgir na constatação que algumas pessoas até aquele momento entregavam valor apenas controlando o trabalho alheio.
Este padrão foi inspirado no trabalho realizado por consultores em Holacracia.
Já foi usado em algumas dezenas de organizações no Brasil.
