Descrição de Papéis

Também conhecido como: To-Do Reverso, Descrição da Estrutura Inicial.

Contexto

Um círculo que está se formando e precisa descrever papéis pela primeira vez. As pessoas já trabalham e normalmente já se reúnem com regularidade.

Forças

Podemos cair em muitas armadilhas nesse momento. Como por exemplo, criar papéis muito longos ou papéis que ainda não existem. O timing é importante também, se as pessoas acharem esse processo trabalhoso e moroso terão preguiça em alterar e adaptar a estrutura.

Problema

Precisamos criar a estrutura inicial de maneira rápida, participativa e elegante. O foco deve ser a tradução do trabalho existente em uma estrutura de papéis.

Solução

Em uma sessão que pode durar entre 1h e 3h propomos aos integrantes do círculo que está se formando a seguinte dinâmica.

  1. Cada pessoa escreve em uma folha de papel tudo que fez nos últimos 30 a 60 dias.Essa será a lista de atividades feitas.

  2. Cada um pega a sua lista e escreve responsabilidades a partir da lista de atividades, sendo que cada responsabilidade fica em um post-it.

  3. Todas as responsabilidades se juntam em um quadro. Elas deixam de estar conectadas a uma pessoa e "flutuam" livremente.

  4. O grupo constrói clusters ou blocos de responsabilidades que possuem algo em comum como um propósito.Outro critério: quais responsabilidades precisam ser feitas pela mesma pessoa.

  5. Para cada bloco de responsabilidade se cria um nome do papel e um propósito.

  6. Verifica-se se não existe algum artefato de controle exclusivo que já existe e que precisa ser registrado em algum papel.

Atenção com dois pontos. 1. Evitar nome de papéis que tem muita bagagem, ou seja, lembram um cargo ou papel que já era usado ou é muito familiar para as pessoas. Procure escrever propósitos sucintos e inspiradores. Sugestão, evite usar verbos e tente qualificar o máximo possível o objetivo ou entrega desejada.

Contexto resultante

Obtém-se em pouco tempo uma estrutura para ser usada como ponto de partida. A clareza sobre as expectativas já começa a aparecer. Algumas crises pessoais e profissionais podem surgir na constatação que algumas pessoas até aquele momento entregavam valor apenas controlando o trabalho alheio.

Fundamentação

Este padrão foi inspirado no trabalho realizado por consultores em Holacracia.

Usos conhecidos

Já foi usado em algumas dezenas de organizações no Brasil.